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Características principales de los archivos activos y su diferencia con los archivos pasivos
Archivos activos o de gestión:
Contenido: Almacena documentos que se utilizan con frecuencia en las operaciones diarias de la empresa. Estos documentos pueden estar en formato físico o digital.
Ubicación: Se encuentran en áreas de fácil acceso para los empleados que los necesitan.
Acceso: El acceso a los archivos activos suele ser restringido a los empleados que tienen la necesidad de consultarlos por motivos de trabajo.
Tiempo de conservación: Los documentos permanecen en el archivo activo hasta que ya no sean necesarios para las operaciones diarias de la empresa.
Ejemplos:
Facturas y recibos
Contratos y acuerdos
Expedientes de empleados
Correspondencia comercial
Documentos contables
Archivos pasivos:
Contenido: Almacena documentos que ya no se utilizan con frecuencia en las operaciones diarias de la empresa, pero que aún tienen valor legal, histórico o informativo. Estos documentos también pueden estar en formato físico o digital.
Ubicación: Se encuentran en áreas de almacenamiento con acceso restringido, generalmente fuera de las áreas de trabajo habituales.
Acceso: El acceso a los archivos pasivos suele estar restringido a personal autorizado, como archivistas o investigadores.
Tiempo de conservación: Los documentos permanecen en el archivo pasivo durante un período de tiempo determinado por la ley o las políticas de la empresa. Luego, pueden ser eliminados o transferidos a un archivo histórico.
Ejemplos:
Expedientes de empleados cerrados
Documentos contables históricos
Contratos vencidos
Correspondencia antigua
Documentos legales obsoletos
Característica Archivos activos Archivos pasivos
Contenido Documentos de uso frecuente Documentos de uso infrecuente
Ubicación Áreas de fácil acceso Áreas de almacenamiento con acceso restringido
Acceso Acceso restringido a empleados que lo necesitan Acceso restringido a personal autorizado
Tiempo de conservación Hasta que ya no sean necesarios Durante un período de tiempo determinado
Ejemplos Facturas, contratos, expedientes de empleados, correspondencia comercial Expedientes cerrados, documentos contables históricos, contratos vencidos
Características principales de los archivos activos y su diferencia con los archivos pasivos
Archivos activos o de gestión:
Contenido: Almacena documentos que se utilizan con frecuencia en las operaciones diarias de la empresa. Estos documentos pueden estar en formato físico o digital.
Ubicación: Se encuentran en áreas de fácil acceso para los empleados que los necesitan.
Acceso: El acceso a los archivos activos suele ser restringido a los empleados que tienen la necesidad de consultarlos por motivos de trabajo.
Tiempo de conservación: Los documentos permanecen en el archivo activo hasta que ya no sean necesarios para las operaciones diarias de la empresa.
Ejemplos:
Facturas y recibos
Contratos y acuerdos
Expedientes de empleados
Correspondencia comercial
Documentos contables
Archivos pasivos:
Contenido: Almacena documentos que ya no se utilizan con frecuencia en las operaciones diarias de la empresa, pero que aún tienen valor legal, histórico o informativo. Estos documentos también pueden estar en formato físico o digital.
Ubicación: Se encuentran en áreas de almacenamiento con acceso restringido, generalmente fuera de las áreas de trabajo habituales.
Acceso: El acceso a los archivos pasivos suele estar restringido a personal autorizado, como archivistas o investigadores.
Tiempo de conservación: Los documentos permanecen en el archivo pasivo durante un período de tiempo determinado por la ley o las políticas de la empresa. Luego, pueden ser eliminados o transferidos a un archivo histórico.
Ejemplos:
Expedientes de empleados cerrados
Documentos contables históricos
Contratos vencidos
Correspondencia antigua
Documentos legales obsoletos
En resumen, los archivos activos son esenciales para las operaciones diarias de una empresa, mientras que los archivos pasivos conservan documentos históricos o legales que pueden ser necesarios en el futuro. La gestión adecuada de ambos tipos de archivos es crucial para la eficiencia y el cumplimiento legal de una organización.
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